Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające naruszenia prawa, zyskują w Polsce coraz większe znaczenie. Zmiany w przepisach, wynikające z wdrożenia unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów, kładą duży nacisk na obowiązek ochrony tych osób oraz tworzenie odpowiednich kanałów zgłoszeniowych w organizacjach. Ustawa o ochronie sygnalistów, opublikowana 24 czerwca br. w Dzienniku Ustaw, wprowadza nowe obowiązki dla firm zatrudniających powyżej 50 osób, a także dla niektórych sektorów niezależnie od liczby pracowników. Przedsiębiorcy mają czas do 24 września br., aby dostosować swoje procedury i kanały zgłoszeniowe do nowych przepisów.
Kim jest sygnalista?
Sygnaliści to osoby, które decydują się ujawnić informacje o nieprawidłowościach lub naruszeniach prawa, które zauważyły w swojej pracy lub w kontekście związanym z pełnieniem obowiązków zawodowych. Takie naruszenia mogą dotyczyć szerokiego spektrum kwestii, od łamania przepisów bezpieczeństwa pracy, przez działania niezgodne z ochroną środowiska, aż po poważne przestępstwa finansowe. Sygnaliści pełnią kluczową rolę w utrzymaniu zgodności z prawem w firmach i instytucjach, dlatego tak ważne jest, aby mieli zapewnioną odpowiednią ochronę i wsparcie.
Obowiązki firm w związku z nowymi przepisami
Nowa ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na wszystkie podmioty prawne, dla których pracuje powyżej 50 osób, obowiązek wdrożenia wewnętrznych kanałów do zgłaszania naruszeń. Dotyczy to również podmiotów z sektora finansowego, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska – w ich przypadku przepisy te obowiązują niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Kanały zgłoszeniowe mają służyć bezpiecznemu, poufnemu przyjmowaniu informacji o naruszeniach prawa, które sygnalista odkrył w związku ze swoją pracą.
Organizacje, które już posiadają takie kanały, powinny dokonać analizy i aktualizacji swoich procedur, aby dostosować je do nowych przepisów. Przedsiębiorstwa, które dopiero stoją przed wyzwaniem wdrożenia systemu zgłoszeń, muszą zaprojektować go od podstaw. Należy przy tym zwrócić szczególną uwagę na wyznaczenie odpowiednich osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych.
Wewnętrzne kanały zgłoszeń – jak je wdrożyć?
Wdrożenie kanałów zgłoszeniowych wymaga odpowiedniego przygotowania, zarówno od strony technicznej, jak i kadrowej. Firmy muszą zagwarantować poufność wszystkich zgłoszeń, a także ochronę danych osobowych sygnalistów. Oznacza to konieczność zatrudnienia lub wyznaczenia pracowników, którzy będą odpowiedzialni za odbieranie i analizowanie zgłoszeń, a także prowadzenie działań naprawczych. Warto przy tym upewnić się, że osoby te mają odpowiednie uprawnienia do przetwarzania danych osobowych, a także podpisały stosowne umowy o zachowaniu poufności.
W przypadku mniejszych organizacji, które mogą mieć trudności z zapewnieniem wystarczających zasobów, ustawa dopuszcza możliwość skorzystania z pomocy zewnętrznych podmiotów. Zewnętrzna firma może przejąć obowiązki związane z przyjmowaniem zgłoszeń i zarządzaniem procedurami, co może być rozwiązaniem dla organizacji, które nie mają wewnętrznych zasobów kadrowych lub technicznych do wdrożenia takich mechanizmów.
Konsultacje z pracownikami i szkolenia
Przed ostatecznym wdrożeniem procedury zgłaszania naruszeń, każda firma musi przeprowadzić konsultacje z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Jest to obowiązkowy element procesu, który ma na celu zapewnienie, że wszyscy pracownicy będą świadomi nowych przepisów i będą mogli korzystać z kanałów zgłoszeniowych w bezpieczny sposób. Konsultacje te powinny trwać od 5 do 10 dni, a ich celem jest uzyskanie akceptacji dla wdrożonej procedury.
Kolejnym krokiem jest przeszkolenie wszystkich pracowników w zakresie funkcjonowania nowych procedur. Szkolenia te powinny obejmować zasady działania kanałów zgłoszeniowych, a także omówienie ochrony, jaką zapewnia sygnalistom prawo. Należy pamiętać, że pracownicy muszą mieć pewność, iż zgłaszanie nieprawidłowości nie narazi ich na represje ze strony pracodawcy.
Ochrona sygnalistów – co to oznacza?
Jednym z kluczowych elementów nowych przepisów jest ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. Sygnalista, który zdecyduje się zgłosić naruszenie prawa, jest chroniony przed zwolnieniem z pracy, obniżeniem wynagrodzenia, degradacją, a także wszelkimi innymi działaniami o charakterze represyjnym. Ochrona ta obejmuje również osoby bliskie sygnaliście, np. współmałżonka, jeżeli zgłoszenie naruszenia prawa mogłoby w jakiś sposób wpłynąć na ich sytuację zawodową.
Warunkiem objęcia sygnalisty ochroną jest zgłoszenie naruszenia prawa w dobrej wierze. Sygnaliści muszą działać z przekonaniem, że informacja, którą przekazują, jest zgodna z prawdą i ma istotne znaczenie dla funkcjonowania firmy. Jeżeli sygnalista działa w złej wierze, np. zgłasza fałszywe informacje w celu zaszkodzenia pracodawcy lub innym pracownikom, może on zostać pozbawiony ochrony, a w niektórych przypadkach pociągnięty do odpowiedzialności.
Wsparcie dla firm – zewnętrzne usługi i szkolenia
Dla wielu firm wdrożenie nowych procedur może być wyzwaniem. W związku z tym dostępne są zewnętrzne usługi, które pomagają przedsiębiorcom w stworzeniu i zarządzaniu kanałami zgłoszeniowymi. Zewnętrzne podmioty oferują nie tylko techniczne wsparcie, ale również doradztwo prawne i szkolenia, które pomagają firmom spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów.
Jednym z kluczowych elementów skutecznego wdrożenia systemu ochrony sygnalistów są odpowiednie szkolenia z ochrony sygnalistów. Aby być na bieżąco z przepisami i zapewnić pełną zgodność z ustawą, warto skorzystać z oferty Centrum Verte, które organizuje specjalistyczne szkolenia z zakresu ochrony i wdrażania sygnalistów w firmach. Dzięki takim szkoleniom przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą zdobyć niezbędną wiedzę i umiejętności, aby skutecznie chronić sygnalistów i dbać o zgodność z prawem.
Konsekwencje nieprzestrzegania nowych przepisów
Brak dostosowania się do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Firmy, które nie wdrożą odpowiednich procedur na czas, mogą być narażone na sankcje, w tym grzywny, a w niektórych przypadkach również odpowiedzialność karną. Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą podjąć kroki już teraz, aby upewnić się, że ich organizacje są gotowe na nadchodzące zmiany.
Warto również pamiętać, że przepisy dotyczące zadań Rzecznika Praw Obywatelskich i przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez organy publiczne zaczną obowiązywać po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Daje to czas na przystosowanie się do nowych regulacji, jednak im szybciej firmy wdrożą wymagane procedury, tym lepiej będą chronione przed ewentualnymi sankcjami.
Podsumowanie
Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów oznacza konieczność wprowadzenia nowych procedur w firmach zatrudniających powyżej 50 osób oraz w niektórych sektorach bez względu na liczbę pracowników. Wdrożenie kanałów zgłoszeniowych, przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie ochrony sygnalistom to kluczowe elementy, na które muszą zwrócić uwagę przedsiębiorcy. Warto zainwestować w odpowiednie szkolenia i wsparcie zewnętrznych podmiotów, aby spełnić wszystkie wymogi prawne i zapewnić ochronę osobom zgłaszającym naruszenia.
